Vergaderruimte inrichten: tips voor productief overleg

Vergaderruimte inrichten: hoe doe je dat?

Het inrichten van een vergaderruimte is een belangrijke stap in het creëren van een productieve en aangename werkomgeving, en een vast onderdeel van elke complete kantoorinrichting. Uit ervaring weten wij dat de meeste mensen niet dol zijn op vergaderen, daarom is het des te belangrijker om de juiste sfeer te creëren. Ben jij van plan je vergaderruimte opnieuw in te richten? Wij leggen je in deze blog graag uit hoe je dit kan doen.

Doel van je vergaderruimte

Voordat je begint met het inrichten van je vergaderruimte is het belangrijk om te bedenken wie deze ruimte gaat gebruiken en met welk doel. Bepaal of de vergaderruimte voornamelijk wordt gebruikt voor informatiedeling, samenwerking, creatieve brainstormsessies, formele besprekingen of andere doeleinden.

Zo is een ovale vergadertafel ideaal voor het delen van informatie, terwijl een statafel met krukken beter is voor samenwerking en creativiteit. Het bepalen van het doel zorgt voor een effectieve, plezierige en rustige vergaderomgeving.

Optimale ruimtebenutting

Naast het doel van de vergadering is het belangrijk om na te denken over de beschikbare ruimte. Volgens richtlijnen geldt een minimum van 2 m² per persoon voor een goede vergaderomgeving. Bedenk dus vooraf met hoeveel personen deze ruimte tegelijk gebruikt moet worden. Moet de ruimte geschikt zijn voor 10 personen ga dan uit van minimaal 20 m².

Benut de beschikbare ruimte optimaal door te focussen op efficiënte meubelopstellingen. Vermijd overmatige inrichting die de ruimte kan overladen. Kies voor functionele meubelstukken en accessoires die de vergaderruimte verrijken zonder deze te verzadigen. Een opgeruimde vergaderruimte bevordert een heldere denkomgeving.

Kies de juiste vergaderstoelen

Om zowel gezond als productief te vergaderen is goed kantoormeubilair van groot belang. Vergaderstoelen verdienen extra aandacht, aangezien ze een grote impact hebben op de ervaring van de gebruikers.

Zeker als vergaderingen langer duren is het belangrijk dat deze stoelen er niet alleen stijlvol uitzien maar ook comfortabel zijn. Kies daarom voor ergonomische stoelen die het lichaam van de gebruiker voldoende ondersteunen.

Daarnaast is het goed om na te denken over de uitstraling van het meubilair. Leer en stof zijn populaire opties, elk met hun eigen voordelen. Leer straalt professionaliteit uit en is gemakkelijk schoon te maken, terwijl stof een warmere uitstraling heeft en comfortabel aanvoelt.

Opstelling van de vergadertafels

Bij het kiezen van een vergadertafel is het belangrijk om het doel van je vergaderruimte in gedachte te houden. Overweeg de vorm van de tafel die het beste bij je behoeften past. Rechthoekige tafels zijn traditioneel en geschikt voor formele vergaderingen, terwijl ronde of ovale tafels samenwerking kunnen bevorderen.

Ook kan je kiezen voor een flexibele opstelling met modulair vergadermeubilair. Deze opstelling biedt de mogelijkheid om de ruimte snel te transformeren voor verschillende vergaderformaten, trainingen of evenementen. Dit kan handig zijn voor organisaties die regelmatig diverse vergaderingen of samenkomsten organiseren.

Akoestiek in je vergaderruimte

Nadat je het doel, de ruimte en het meubilair hebt gekozen blijft er nog één belangrijk onderdeel over. We hebben het dan natuurlijk over de akoestiek in de vergaderomgeving. Want zonder een goede akoestiek is het niet mogelijk om goed te kunnen vergaderen. Denk daarom na over geluidsabsorberende materialen die galm en ongewenst geluid verminderen.

Denk hierbij aan tapijten, gordijnen, wandpanelen en akoestische plafondtegels. Deze materialen helpen bij het absorberen van geluidsgolven en verminderen echo's, wat resulteert in een betere verstaanbaarheid. Het kan ook handig zijn akoestiek advies in te winnen bij een expert.

Hoe groot moet een vergaderruimte zijn?

Reken als vuistregel op zo'n 2 m² per persoon rond de tafel. Een vergaderruimte voor 6 personen vraagt dus ongeveer 12 tot 15 m², voor 10 personen zit je op 20 tot 25 m². Voor korte een-op-eengesprekken en videocalls is een kleine belruimte of focusruimte van 4 tot 6 m² vaak waardevoller dan een tweede grote zaal.

Welke opstelling past bij jullie overleg?

Een brainstorm vraagt om een andere opstelling dan een presentatie of een formeel overleg. De klassieke blokopstelling werkt voor besluitvorming, een U-vorm voor presentaties, en losse statafels voor korte stand-ups. In onze blog over vergaderopstellingen lopen we alle varianten langs, met per opstelling wanneer die het beste werkt.

Techniek die gewoon werkt

Niets kost meer vergadertijd dan haperende techniek. De basis: een scherm op ooghoogte dat groot genoeg is voor de achterste stoel, een videobar met goede microfoons, voldoende stopcontacten in of bij de tafel en netjes weggewerkte kabels. Test de opstelling met een echte videocall voordat de ruimte in gebruik gaat, en houd de bediening simpel: één kabel of één knop.

Wat kost het inrichten van een vergaderruimte?

Voor een complete vergaderruimte (tafel, stoelen en een scherm) wordt in de markt gerekend met een indicatie van zo'n 3.000 tot 9.000 euro, afhankelijk van formaat en kwaliteitsniveau; hoogwaardige techniek en akoestiek komen daar bovenop. Benieuwd wat het voor jouw kantoor wordt? Bereken het in een minuut met onze budgetindicatie-tool of duik in de budgetgids.

Laat je vergaderruimte inrichten door Perla

Van losse vergadertafels tot een complete vergaderruimte met techniek en akoestiek: wij regelen het ontwerp, de levering en de montage. Zo heb je één aanspreekpunt en een ruimte die meteen werkt.

Vragen over het inrichten van je vergaderruimte?

Vertel ons hoe jullie vergaderen, dan adviseren we je over de juiste opstelling, techniek en akoestiek.

Niels Hink

Interieurontwerper & projectadviseur

Niels denkt graag met je mee over de ideale werkomgeving, van het eerste 3D-ontwerp tot de sleutelklare oplevering.