Duurzame kantoorinrichting: praktische stappen naar een groener kantoor

Duurzame kantoorinrichting: waar begin je?

Steeds meer organisaties willen hun kantoorinrichting verduurzamen, maar weten niet goed waar ze moeten beginnen. Ga je voor nieuwe meubels met een duurzaamheidskeurmerk, knap je bestaand meubilair op, of kijk je eerst naar energie en materialen? In deze blog zetten we de praktische keuzes op een rij, van circulair meubilair tot de kosten die erbij horen.

Waarom duurzaamheid nu een vast onderdeel is van kantoorinrichting

Duurzaamheid was een aantal jaar geleden vooral een extraatje. Inmiddels is het een vaste eis in vrijwel elk inrichtingstraject. Medewerkers verwachten een werkgever die bewust omgaat met materialen en energie, opdrachtgevers vragen er in aanbestedingen actief naar, en organisaties zien dat kwaliteitsmeubilair dat langer meegaat op termijn simpelweg goedkoper is dan elke vijf jaar vervangen. Duurzaam inrichten is dus niet alleen een kwestie van idealisme, het is ook financieel verstandig.

Ook van buitenaf neemt de druk toe. Grotere organisaties krijgen steeds vaker te maken met duurzaamheidsrapportage waarin ook de eigen huisvesting wordt meegenomen, en verhuurders van kantoorpanden stellen bij nieuwe contracten geregeld eisen aan het energielabel en de inrichting. Wie daar nu al rekening mee houdt, voorkomt dat de inrichting over een paar jaar alweer op de schop moet.

Wat maakt een kantoorinrichting eigenlijk duurzaam?

Drie zaken bepalen samen hoe duurzaam een inrichting is: de herkomst en het materiaal van het meubilair, de levensduur en herbruikbaarheid ervan, en het energieverbruik van de ruimte zelf. Een inrichting die op alle drie scoort, blijft niet alleen langer mooi, maar is ook eenvoudiger aan te passen als je organisatie verandert. Dat maakt duurzaamheid en flexibiliteit twee kanten van dezelfde medaille.

Bij het beoordelen van een leverancier of ontwerp helpt het om deze drie punten letterlijk langs te lopen: waar komt het materiaal vandaan, hoe lang gaat het mee en wat gebeurt ermee als het ooit vervangen wordt? Kun je op alle drie geen bevredigend antwoord krijgen, dan is het waarschijnlijk minder duurzaam dan het label doet vermoeden.

Circulair meubilair: hergebruiken, opknappen of refurbished kiezen

De grootste winst zit vaak niet in nieuwe aankopen, maar in wat je al hebt. Een degelijke vergadertafel, kasten die nog prima functioneren of bureaustoelen die alleen een nieuwe bekleding nodig hebben: dat integreer je gewoon opnieuw in het ontwerp. Past iets echt niet meer, kijk dan naar refurbished meubilair. Dat wordt professioneel nagekeken, gerepareerd en waar nodig opnieuw gestoffeerd, en gaat daarna weer jaren mee tegen een lagere milieu-impact en vaak ook een lagere prijs dan volledig nieuw meubilair.

Het verschil met simpelweg tweedehands kopen zit in de garantie: bij refurbished meubilair is gecontroleerd of mechaniek, stof en frame nog voldoen aan de eisen van vandaag, inclusief ergonomie. Zo combineer je een lagere milieu-impact met een werkplek die nog steeds prettig zit. Twijfel je of een stuk meubilair het waard is om te bewaren, laat het dan beoordelen voordat je het laat afvoeren.

Materialen die het verschil maken

Bij nieuw meubilair loont het om te letten op materiaal. Kies bijvoorbeeld voor mono-materiaal waar mogelijk, dat is later namelijk makkelijker te recyclen dan een product van tien verschillende grondstoffen. Denk aan bureaubladen van gecertificeerd FSC-hout, scheidingswanden en akoestische panelen van PET-vilt gemaakt van gerecyclede flessen, en stoffering met een aandeel gerecyclede vezels. Vraag bij twijfel gewoon naar het certificaat of de milieuverklaring van een product, elke serieuze leverancier kan die laten zien.

Ook bamboe en kurk worden vaker toegepast, bijvoorbeeld in vloerbedekking of accessoires, omdat ze snel hernieuwbaar zijn en weinig bewerking nodig hebben. Grote, egale materialen zoals een massief houten bureaublad hebben als extra voordeel dat ze zich makkelijk laten schuren en opnieuw afwerken, waardoor je het meubel jaren later gewoon weer als nieuw krijgt in plaats van te vervangen.

Wat betekenen BREEAM, WELL en LEED voor je inrichting?

Werkt jouw organisatie in een pand met een duurzaamheidscertificaat, dan kom je deze afkortingen vroeg of laat tegen. BREEAM kijkt breed naar de duurzaamheid van een gebouw, van energie tot materiaalgebruik. WELL richt zich specifiek op de gezondheid en het welzijn van de mensen die er werken, denk aan luchtkwaliteit, licht en akoestiek. LEED is de internationale variant van BREEAM en wordt vooral bij grotere of internationale panden gebruikt. Voor de inrichting betekent dit vooral dat materiaalkeuzes, luchtkwaliteit en energiegebruik meetellen, dus het loont om dit vroeg in het ontwerp mee te nemen in plaats van achteraf te repareren.

Energie, licht en klimaat horen er ook bij

Duurzame kantoorinrichting stopt niet bij het meubilair. Ledverlichting met aanwezigheidssensoren, zoveel mogelijk gebruikmaken van daglicht en een indeling die rekening houdt met verwarming en koeling, drukken het energieverbruik direct. Plaats bijvoorbeeld geen kasten voor de ramen en houd rondom radiatoren en klimaatunits ruimte vrij, zodat een gebouw z'n werk kan doen zonder dat je energie weglekt.

Ook de indeling zelf helpt. Minder vaste werkplekken dan medewerkers, passend bij hybride werken, betekent minder vierkante meters om te verwarmen, te koelen en te verlichten. Een goed doordacht vlekkenplan is dus niet alleen praktisch, het scheelt ook meteen in het energieverbruik van je kantoor.

Is duurzaam ook duurder?

Niet per se. Refurbished en circulair meubilair is vaak vergelijkbaar of zelfs voordeliger dan nieuw, en kwaliteitsmeubilair dat langer meegaat, verdient zichzelf over de levensduur terug. Voor investeringen in energiezuinige en circulaire oplossingen bestaan bovendien fiscale regelingen zoals de EIA en MIA/Vamil, met actuele voorwaarden en percentages op rvo.nl. Wil je weten wat een inrichting voor jouw kantoor ongeveer kost? Bekijk onze budgetgids of vraag een indicatie op via de budgetindicatie-tool.

Reken sowieso met de totale levensduur in plaats van alleen de aanschafprijs. Een bureaustoel van 200 euro die na drie jaar stuk is, is duurder dan een stoel van 500 euro die twaalf jaar meegaat en tussentijds gerepareerd kan worden. Diezelfde rekensom geldt voor bijna elk onderdeel van je kantoorinrichting.

In vijf stappen naar een duurzamer kantoor

1. Breng in kaart wat je al hebt

Voordat je iets nieuws koopt: welk meubilair is nog goed, wat kan opgeknapt worden en wat is echt aan vervanging toe? Loop per ruimte langs en beoordeel elk stuk op staat, functie en uitstraling. Deze inventarisatie voorkomt dat je bruikbare spullen wegdoet en bespaart meteen budget dat je elders kunt inzetten.

2. Kies circulair waar het kan

Vul aan met refurbished of tweedehands meubilair waar dat past bij de uitstraling die je zoekt, en reserveer nieuw meubilair voor de plekken waar dat echt nodig is, zoals ergonomische bureaustoelen op maat. Zo combineer je een lager budget met minder milieu-impact, zonder dat het kantoor er als een verzameling losse stukken uitziet.

3. Let op materiaal en certificering

Vraag bij nieuwe aankopen naar herkomst, materiaal en eventuele keurmerken zoals FSC of een milieuverklaring. Zo weet je zeker dat de duurzaamheidsclaim ook klopt, en voorkom je dat je achteraf ontdekt dat een 'groen' product toch niet aan de verwachtingen voldoet.

4. Optimaliseer energie en licht

Kijk naast meubilair ook naar verlichting, daglichttoetreding en klimaat. Vervang gloeilampen en oude tl-verlichting door led, zet sensoren in ruimtes die niet continu bezet zijn, en houd ramen zoveel mogelijk vrij. Vaak is hier met kleine aanpassingen al veel winst te behalen.

5. Betrek je team

Een duurzaam kantoor werkt pas echt als medewerkers er ook naar handelen: afval scheiden, bewust omgaan met energie en gebruikmaken van de mogelijkheden die er zijn. Dat begint bij een inrichting die dat gedrag makkelijk maakt, bijvoorbeeld met duidelijke afvalstations en flexibel meubilair dat meebeweegt met veranderende teams. Communiceer ook waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt, dat vergroot het draagvlak en voorkomt dat mensen terugvallen in oude gewoontes. Benieuwd hoe andere ontwikkelingen jouw kantoor toekomstbestendig houden? Lees ook onze blog over trends in kantoorinrichting.

Duurzame kantoorinrichting laten realiseren

Als familiebedrijf met meer dan 30 jaar ervaring en 90+ topmerken in ons assortiment zijn we merkonafhankelijk, en dat is precies waardevol bij duurzaam inrichten: we kiezen per onderdeel wat het beste past, of dat nu een nieuw product is of een bestaand meubel dat we integreren in het ontwerp. We denken mee vanaf het eerste 3D-ontwerp tot de oplevering, en houden daarbij rekening met wat je wilt behouden, wat je wilt vervangen en welk budget daarbij past. Ga je binnenkort verbouwen of renoveren? Lees dan ook onze blog over kantoor verbouwen of renoveren, waarin duurzaam hergebruik ook een rol speelt.

Wil je jouw kantoor stap voor stap verduurzamen?

Vertel ons wat je huidige inrichting is en waar je naartoe wilt, dan denken we vrijblijvend met je mee over een aanpak die past bij je budget en planning.

Ruben Visser

Projectadviseur

Ruben begeleidt inrichtingsprojecten van eerste advies tot oplevering en denkt graag mee over planning, budget en een soepel traject.